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Spaces sind Bereiche, in denen Sie Wissen und Werkzeuge bündeln und den Zugriff darauf steuern. Sie sind das zentrale Mittel, um vertrauliche Inhalte zu schützen.

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Die Grundregel

Ein Agent ist nur für die Personen sichtbar, die Mitglied in allen Spaces sind, aus denen er Wissen oder Werkzeuge nutzt.
Daraus folgt:
  • Wer Agenten erstellt, kann nur Wissen aus Spaces verwenden, in denen er selbst Mitglied ist.
  • Nutzt ein Agent Inhalte aus einem eingeschränkten Space, sehen ihn nur dessen Mitglieder – auch wenn er im ganzen Workspace veröffentlicht ist.
  • Vertrauliches Wissen kann so nicht „aus Versehen” über einen Agenten bei Unbefugten landen.

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Arten von Spaces

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Company Data

Jeder Workspace hat einen offenen Standard-Space Company Data. Er lässt sich weder umbenennen noch einschränken. Legen Sie hier das Wissen ab, das allen zur Verfügung stehen soll – etwa Handbücher, Richtlinien oder das Intranet.

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Einen Space anlegen

Spaces anlegen und verwalten können Admins.
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Neuen Space erstellen

Öffnen Sie Spaces und klicken Sie auf New.
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Name und Art festlegen

Geben Sie dem Space einen Namen und wählen Sie Open oder Restricted.
3

Mitglieder festlegen

Bei einem eingeschränkten Space fügen Sie Mitglieder hinzu – einzeln oder über Provisioned group access als Gruppen aus Ihrem Verzeichnisdienst. Gruppenmitglieder pflegen Sie dann im Verzeichnisdienst, nicht in Laufwerk AI.
4

Erstellen

Klicken Sie auf Create.

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Inhalte zuordnen

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Aus Konnektoren

Synchronisierte Inhalte aus Konnektoren ordnen nur Admins einem Space zu:
  1. Space öffnen und Connected Data wählen.
  2. Add data from connections anklicken.
  3. Genau die Bereiche auswählen, die in diesen Space gehören – etwa eine bestimmte SharePoint-Website.
  4. Save klicken.
Dieselbe Verbindung kann Inhalte an mehrere Spaces verteilen. So bleiben etwa Personal-Ordner im eingeschränkten Space HR, während das allgemeine Handbuch in Company Data liegt.

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Ordner, Websites und Werkzeuge

Ordner und Tabellen sowie Websites legen Sie direkt im jeweiligen Space an. Auch Integrationen lassen sich über Restricted Access auf bestimmte Spaces beschränken.

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Spaces und Pods

Spaces verwalten Admins, um Wissen und Zugriffe zu ordnen. Für die Zusammenarbeit im Team an einem konkreten Ziel – mit Gesprächen, Aufgaben und Dateien – gibt es zusätzlich Pods.

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Empfehlungen

Legen Sie eingeschränkte Spaces dort an, wo Inhalte tatsächlich vertraulich sind. Zu viele kleine Spaces erschweren es, Agenten für mehrere Teams zu bauen.
Nutzen Sie für eingeschränkte Spaces Gruppen aus dem Verzeichnisdienst. Dann wirken Ein- und Austritte automatisch, ohne dass jemand in Laufwerk AI nacharbeiten muss.
Ein Agent, der Wissen aus einem offenen und einem eingeschränkten Space kombiniert, ist nur für die Mitglieder des eingeschränkten Space sichtbar. Prüfen Sie beim Erstellen, für wen der Agent gedacht ist.